بارگذاری فایل

بارگذاری فایل ها

یکی از راه های وارد کردن اطلاعات به سیستم مدیریت ارتباط با مشتری مبین بارگذاری آنها توسط فایل است.

فرمت بارگذاری قایل در سیستم مدیریت ارتباط با مشتری مبین “CSV” می باشد. همچنین فرمت های “VCF” در ماژول مخاطبین و “ICS” در ماژول تقویم نیز مورد استفاده قرار می گیرند.

مراحل آپلود فایل

گام اول: بارگذاری فایل

نکات:

• فیلدهای اجباری: اطمینان حاصل کنید که فیلدهای اجباری(برای مثال نام خانوادگی و نام شرکت در سرنخ ها)در فایل CSV شما دارای مقدار هستند،در غیر این صورت پس از معادل سازی، مقادیر اجباری تبدیل به ‘????’ خواهند شد.
• مطمئن شوید که حجم فایل آپلودی شما بیش از ۵۰ مگابایت نباشد.
• کاربران مدیر میتوانند دسترسی کاربران معمولی را به بارگذاری ببندند. پس اگر این گزینه را در صفحه ی خود نمی بینید با ادمین تماس بگیرید.

بررسی فیلدها:

جداکننده: سیستم کاراکترهای ‘,’ ، ‘;’ ، ‘^’ و ‘|’ را به عنوان جداساز فیلدها شناسایی می نماید. پس فیلدهای فایل آپلودی شما فقط در شرایطی قابل شناسایی خواهند بود که توسط این جداکننده ها، جدا شده باشند و عموما هم از کاما استفاده می گردد.

فیلد دارای سربرگ: با انتخاب این چک باکس ویتایگر سطر اول فایل شما را به عنوان سربرگ شناخته و معادل سازی را از روی فیلدهای آن انجام خواهد داد. دقت نمایید که اگر فایل شما سربرگ ندارد تیک مربوطه را بردارید تا اطلاعات سطر اول شما به عنوان سربرگ شناخته نشود.

اکنون روی دکمه “بعدی” کلیک نمایید.

گام دوم:

تعیین تکلیف رکوردهای تکراری:

در این قسمت عملیات مد نظر روی رکوردهای تکراری را انتخاب نمایید که دارای فیلد های زیر است.

• رد شدن (skip)

اگر رکورد تکراری بر مبنای فیلدهای کلید که توسط سیستم شناسایی شده وجود داشته باشد، آن را وارد سیستم نخواهد کرد.

• بازنویسی (overwrite)

رکوردهای تکراری را شناسایی کرده و آنها را روی دیگری بازنویسی و جایگزین می نماید.

• ادغام (Merge)

بر خلاف رد شدن و بازنویسی در این گزینه رکوردهای تکراری توسط سیستم شناسایی شده و تمامی اطلاعات ناقص در فایل ویتایگر از این رکورد برداشته و تکمیل می گردد. در واقع دو رکورد با هم ادغام می شوند.

پس از انتخاب اینکه با رکوردهای تکراری چگونه رفتار شود نوبت به انتخاب فیلدهاست.

در کادر سمت راست تمامی فیلدهای موجود در سیستم را می بینید. هر کدام از فیلدها که تمایل به وارد کردن و مقدار دهی به آن در سیستم دارید را توسط آیکن فلش به کادر سمت چپ انتقال دهید. فیلدهای کادر سمت چپ تمام فیلدهایی است که از فایل آپلودی شما وارد سیستم خواهد شد.

اکنون روی دکمه “بعدی” کلیک نمایید.

گام سوم:

در مرحله بعدی شما سربرگ های فایل آپلودی خود را می بینید. از لیست های انتخابی سمت چپ مشخص کنید که سربرگ مربوطه باید با کدام فیلد CRM شما باید معادل شود. فیلدهای اجباری را حتما باید معادل سازی نمایید وگرنه نمی توانید وارد مرحله ی بعدی شوید.

می توانید برای مقادیر خود مقدار اولیه تعیین کنید تا در صورت عدم وجود مقدار و یا معادل مقدار پیش فرض را جایگذاری نماید.

اگر میخواهید این معادل سازی را ذخیره کنید چک باکس “ذخیره به عنوان معادل سازی سفارشی” را علامت بزنید.

در آخر روی دکمه “وارد کردن” کلیک نمایید. اکنون گزارش ورود داده ها برای شما نمایش داده می شود.